2021-02-22 Bestyrelsesmøde
Virtuelt møde, mandag d. 22. februar 2021 kl. 19-21.
Til stede
John Lindskog, Philip Hasselqvist,Peter Mikkelsen, Jens Rise Rasmussen, Allan Odgaard.
Referat
Valg af referent
Allan blev valgt som referent.
Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde d. 14. januar 2021
Referat blev godkendt uden kommentarer.
Støj på promenaden
Der er afsendt ansøgning om opsætning af blomsterkasser på træbroen samt skilte i terræn.
Trafikstyrelsen har svaret, at vi ikke behøver deres godkendelse, men Københavns Kommune er stadig igang med sagsbehandlingen, som blev forsinket grundet ønske om tekniske tegninger og fuldmagt.
Heimstaden har ikke deltaget i de tidl. møder om projektet, men har pr. email udtryk, at de er positive overfor initiativet.
Budget: Projektet blev oprindelig estimeret til 100.000 kr., men det virker for højt, baseret på de udgifter der er blevet beskrevet.
Jens beder Benjamin lave et detaljeret budget.
Finansiering: Det blev drøftet, om projektet skulle finansieres via almindelig drift, grundfond, eller ekstraopkrævning.
Vi afventer detaljeret budget, før der træffes beslutning.
Beslutningsdygtighed: Der er planlagt generalforsamling d. 2. juni 2021, men nogle medlemmer ser gerne, at projektet implementeres før dette.
Bestyrelsen vil godkende projektet via mail, når tilladelse foreligger.
Brev til administrator for Skibbroen:
En beboer har været i dialog med administrationen for Skibbroen (184 lejeboliger) efter en af deres lejere har benyttet vores promenadebro til vinterbadning.
Skibbroen vil gerne informere deres lejere om, at ophold på vores promenadebro ikke er tilladt, såfremt anmodningen kommer direkte fra Grundejerforeningen.
Grundejerforeningen vil gerne efterkomme beboerens ønske om et brev, men vil alene fokusere på larm, affald, og cykelparkering, da det er disse ting vi ønsker at komme til livs.
Jens skriver et brev til administrator for Skibbroen.
Vicevært
Fejekosten har fremsendt kontrakt med et månedshonorar på 22.480 kr. og 9.950 kr. for henholdsvis Grundejerforeningen og hver af de to ejerforeninger.
Siden er der i Grundejerforeningen kommet et tillæg på 750 kr./måned, såfremt der ønskes indsamling af affald i terræn og tømning af skraldespande 3 gange om ugen, samt et tillæg for ejerforeningerne på 1.225 kr./måneden, såfremt de ønsker trappevask hver uge fra april-september.
Alle beløb inkl. moms.
Der var en længere drøftelse omkring sommerforanstaltninger for, at der ikke skal være overfyldte skraldespande eller affald i terræn.
Det blev besluttet, at vi i fællesskab med Fejekosten må kigge på disse ting til sommer, da vi ikke på nuværende tidspunkt kan lave en kontrakt der sikrer vi er dækket fuldt ind, uden at betale en formue for det, og tidl. har vi da også måtte tilpasse indsatsen om sommeren, fx med ekstra container fra 3. part og Bendt Gerholt der har været flittig til at hjælpe med, at skraldespande blev tømt, fx i weekender.
Fejekosten har tidl. oplyst, at rengørings/viceværtsopgaver kan løses ad hoc til en timepris på henholdsvis 400 kr. og 437,50 kr. (inkl. moms).
Der blev spurgt til hvor nemt det var at kontakte vicevært.
Fejekosten har oplyst, at de forventer en rengøringsassistent en gang om ugen, en fysisk vicevært 4 gange om ugen, og en teknisk vicevært mindst en gang om ugen.
Den tekniske vicevært vil være vores kontaktperson og kan træffes pr. telefon dagligt.
Den tekniske vicevært er endvidere ansvarlig for den løbende kvalitetssikring, samt tilsyn med håndværkere og driftskontrakter.
Der vil yderligere være en inspektør som kommer uanmeldt på ejendommen, for at tjekke tilstanden og rette op på ting der ikke virker optimalt.
Jens formulerer et opsigelsesbrev til Wilner på vegne af alle 3 foreninger, med opsigelse fra 1. marts 2021.
Allan får Fejekosten til at sende ny kontrakt med tilføjelse af gennemgang af terræn 3 gange ugentligt, og når han har hørt fra Jens og Peter, får eventuelt ny kontrakt for ejerforeningerne med ugentlig trappevask fra april-september.
Allan kontakter Jette i forb. med lugning af ukrudt på flisebelægningen, som er med i viceværtskontrakten, men som vi p.t. betaler Grøn Vækst ca. 16.000 kr./året for.
Regnskab 2020
Vi har stadig ikke modtaget regnskab for 2020 og ved ikke hvornår det kommer.
John snakker med administrator om vi fremadrettet som minimum kan få et udkast kort efter årsskiftet.
Budget for 2021
Vi afventer årsrapport/regnskab for 2020.
Administrator vil indkalde formanden til budgetmøde, hvor Peter også gerne deltager.
Generalforsamling 2021
Format
Det vurderes, at Grundejerforeningen er så lille, at en generalforsamling kan holdes digitalt.
John snakker med administrator for at sikre, at dette er en mulighed.
Tidspunkt
Generalforsamlingen er tidl. fastsat til d. 2. juni.
Der var enighed om, at fastholde denne dato, og så holde det virtuelt, såfremt det er teknisk muligt, og der på mødedato er forsamlingsforbud.
Forslag
Der afsættes 20.000 kr. til forbedringer i kajakrum.
Formand
Formanden ønskede nye formandskandidater, men foreløbigt ingen bud.
Kajakrum
Oprydning
Pladser nummereres og folk med nøgle til rummet vil blive bedt om, at meddele hvad de har liggende hvor, så vi får et komplet overblik over hvad der ligger i rummet, og hvad der eventuelt måtte være uden aktuel ejer.
Philip kontakter vicevært og administrator for opsætning af numre og kontakt til brugerne.
Investeringer
Alle hylder i kajakrummet er fyldte, dog bruges godt halvdelen til SUP’er.
Det foreslåes, at man flytter et kajakstativ ud i rummet, monteret på stolper fastgjort i gulv og loft.
Der laves så lodret opbevaring af SUP’er på det vægstykke som frigøres (den del af rummet, med højest til loftet).
Der gives mandat til at bruge 20.000 kr. på dette projekt og Allan kontakter smed.
Affaldsrum
Ensto vil i nær fremtid fjerne mobilsugstank fra det aflukkede rum som ligger i forlængelse af affaldsrummet. Pris 11.375 kr.
Der anskaffes en ekstra container som beboerne kan bruge til flamingo. Denne koster 5.100 kr. årligt.
Philip arbejder på at lave en byttecentral under trappen til terræn. I denne forb. skal der opsættes lys og anskaffes stålreoler. Peter anbefaler virksomhed i Ringsted der sælger og leverer brugte stålreoler. Philip får tilbud fra elektriker på opsætning af ekstra lys, både ved trappe og rum hvorfra mobilsugstank fjernes.
Containerne til bio-affald mistænkes for, at være den primære kilde til lugtgener i rummet. Der kommer snart en ny model med anderledes låg, så vi afventer denne, får der gøres yderligere.
Bådudvalg
Der har været generalforsamling i Bådudvalget hvor Jens deltog.
Den primære udfordring i bådudvalget har været brug af stråmænd for at komme foran i køen.
I den forb. er der nogle personer som ikke fået fornyet deres plads, fordi de ikke har kunnet fremvise dokumentation for, at personen på lejekontrakten var den reelle ejer af båden og/eller boede på Havneholmen.
Bådudvalgets afgørelse kan ankes til Grundejerforeningen, og det blev i den forb. drøftet, hvad procedure skal være for, at behandle en klage.
Såfremt der modtages en klage, vil formanden, med kort varsel, indkalde til ekstraordinært bestyrelsesmøde.
Eventuelt
Vores værksted er udstyret med et klimaanlæg der har luftindtag i terræn.
Peter kontakter E.Klink for at høre hvad der evt. bør laves af service på dette anlæg.
Det ligner, at vores værksted bruges til opbevaring af genstande der ikke hører hjemme i et værksted.
Der blev ikke truffet beslutning, men fremadrettet bør der kigges på dette, så vi ikke ophober en masse ting der reelt er storskrald, eller folk bruger rummet som ekstra depotrum.
Mødet sluttede kl. 21.