2017-10-10 Bestyrelsesmøde
Post date: Oct 13, 2017 2:44:31 PM
Dagsorden
1. Nye punkter:
a. Velkommen til vores nye vicevært Peter Wilner
b. Halvårsrapport
c. Tinglyse ændring af vedtægter mht. elektronisk post med bindende virkning
d. Vintertjeneste fra Grøn Vækst med eller uden havnefronten
e. Obligatorisk dykkerundersøgelse
f. Midterste tally-stander i uorden?
g. Fremtidig politik for oplåsning af pullerter. Låse med bøjler samt opretning på påkørt pullert
h. Skiltning mod hunde og gæster i beplantede bede samt på promenadebroen
i. Affaldsbeholder med askebæger
j. Kontakt til Skanska bl.a. ang. vask af gulv i p-kælder
k. Møde med elektriker ang. problemer med lys i gårdrum A og B samt indstilling af tid for belysning, 2 nye spoler i pullertlamper
l. Hjertestarter
m. Tre uafklarede fakturaer fra Housing Group
n. Genplante udearealer, rustne jernstolper til afspærring
o. Info til lejere/ejere ang. gangstier i bede, hunde, cykler etc.
p. Ajourføre hjemmeside/opslag mht. administrator, vicevært etc.
q. Refusion af diverse bilag
r. Forhøje bidrag til fællesudgifter med 10% (Generalforsamling maj 2018)
2. Opfølgning af gamle punkter
a. Ressourcer til genopretning af flisebelægning (afventer spunsningen af Enghave Brygge)
b. Elektronisk adgangskontrol til fællesrum i kælder og gæstelejlighed
c. Afregning for el og vand med bro- og bådelauget
3. Eventuelt
4. Næste møde –tid og sted.
Til stede
Karen Gerholt (EF-I, formand), Jesper Witt Knudsen (EF III & IV), Jens Kruse Mikkelsen (EF-II), Allan Odgaard (EF-I), Arne Raaschou (EF-I) og John Svensson (EF-II). Endvidere deltog som observatør foreningens nye vicevært, Peter Wilner.
Referat
Ad 1a: Velkommen til vores nye vicevært Peter Wilner
Karen Gerholt bød velkommen til Peter Wilner. Peter Wilner blev opfordret til at melde sig ind i Facebook-gruppen ”Havneholmen 20-42”. Storskraldcontaineren, der skulle have været opstillet 3. oktober 2017 var ikke blevet bestilt af Housing Group. Næste container bestilles til første tirsdag i november. Peter Wilner afregner sit honorar månedligt.
Ad 1b: Halvårsrapport
Karen Gerholt gennemgik halvårsrapporten. Allan Odgaard supplerede gennemgangen.
Foreningen har 25.400 kr. stående under passiver som dækker nøgledeposita. Da flere nøgler er bortkommet, og derfor ikke forventes tilbageleveret, var der enighed om, at indtægtsføre beløbet.
Fremadrettet vil foreningen betragte udlevering af nøgler som salg, men vil dog stadig tilbagebetale depositum til folk der har fået nøgle før denne beslutning, dog forventes det, at når foreningen skifter til elektronisk adgangskontrol, vil foreningen i stedet ombytte nøgler til elektronisk adgangsnøgle (brik).
Ad 1c: Tinglyse ændring af vedtægter mht. elektronisk post med bindende virkning
Vedtægtsændringen er vedtaget på generalforsamlingen i 2015, men endnu ikke tinglyst. Allan Odgaard forhører sig hos Wind Administration om prisen herfor.
Ad 1d: Vintertjeneste fra Grøn Vækst med eller uden havnefronten
Efter en drøftelse blev det besluttet at vinterrydningen både skal omfattet gangstier fra vejen til opgangene og en sti på fliserne langs bådebroen.
Ad 1e: Obligatorisk dykkerundersøgelse
Den obligatoriske dykkerundersøgelse af bolværket er gennemført for en pris på 6.000 kr. Der var ingen anmærkninger.
Ad 1f: Midterste tally-stander i uorden?
John Svensson mente, at alle tally-standere virker, men vil efterkontrollere den midterste stander.
Ad 1g: Fremtidig politik for oplåsning af pullerter. Låse med bøjler samt opretning på påkørt pullert
Efter en drøftelse var der enighed om, at der som udgangspunkt kun kan åbnes for pullerten til et gårdrum ved ind- og udflytning. For at modvirke misbrug og give viceværten et passende varsel, skal anmodning sendes til administrator (Newsec Datea) med to hverdages varsel til en hverdag. Levering af møbler og hvidevarer mv. kan ikke begrunde åbning af pullert.
Ved ønske om åbning i andre (helt særlige) tilfælde skal der med passende varsel [1 uge?] sendes en begrundet ansøgning til formanden for GF I-IV, som efter forelæggelse for (og godkendelse af) den samlede bestyrelse for GF I-IV i skriftlig procedure kan give dispensation.
Allan Odgaard orienterer Newsec Datea (Lonnie Hjorthenborg) om den nye procedure og deres rolle.
Ad 1h: Skiltning mod hunde og gæster i beplantede bede samt på promenadebroen
Der var enighed ikke at opsætte yderligere skilte på nuværende tidspunkt.
Ad 1i: Affaldsbeholder med askebæger
Der var enighed om ikke at anskaffe nye/yderligere affaldsbeholdere på nuværende tidspunkt.
Ad 1j: Kontakt til Skanska bl.a. ang. vask af gulv i p-kælder
Karen Gerholt vil tage kontakt Skanska mhp. at sikre flytning af affaldscontainere, når der vaskes gulv i p-kælderen.
Peter Wilner har i øvrigt påpeget, at navnlig glascontainerne er vanskelig og tunge at slæbe op af nedkørslen til p-kælderen. Der var enighed om, at det må overvejes at etablere skure til affaldscontainere i gadeniveau, f.eks. i gårdrummet mellem blok B og C.
Peter Wilner vil undersøge, hvor mange affaldscontainere der er opstillet i kælderen, og hvor meget skurplads de vil kræve. Herefter må det overvejes at udarbejde et egentligt projekt til godkendelse i kommunen.
Ad pkt. 1k: Møde med elektriker ang. problemer med lys i gårdrum A og B samt indstilling af tid for belysning, 2 nye spoler i pullertlamper
Karen Gerholt oplyste, at der ikke har været problemer på det seneste.
Ad pkt. 1l: Hjertestarter
Efter en drøftelse var der ikke opbakning til at anskaffe en hjertestarter til foreningen.
Ad pkt. 1m: Tre uafklarede fakturaer fra Housing Group
Karen Gerholt afventer tilbagemelding fra Housing Group. Tilbagemelding er muligvis sket til Allan Odgaard, der videresender mail til Karen Gerholt.
Ad pkt. 1n: Genplante udearealer, rustne jernstolper til afspærring
Karen Gerholt bestiller 40 stk. jernstolper hos smeden til afspærring af bedene for ca. 3.500 kr. Hun indhenter endvidere tilbud fra Grøn Vækst på genplantning i de småområder, der er blevet beskadiget. Tilbuddet fra Grøn Vækst udsendes til godkendelse i skriftlig procedure.
Ad pkt. 1o: Info til lejere/ejere ang. gangstier i bede, hunde, cykler etc.
Karen Gerholt sender adresser og fotos mht. beboere, der laver ”stier” hen til deres altaner, til Jesper Witt Knudsen.
Ad pkt. 1p: Ajourføre hjemmeside/opslag mht. administrator, vicevært etc.
Allan Odgaard opdaterer hjemmesiden med kontaktoplysninger på GF I-IV’s nye administrator (Wind Administration).
Arne Raaschou opdaterer hjemmesiden med kontaktoplysninger på GF I-IV, EF-I og EF-II’s nye vicevært (Wilner ApS ved Peter Wilner). Han opdaterer også opslagene med nødkontaktoplysninger på ejendommens håndværkere (VVS, el etc.). Gert Ploug EL-Service ApS (ved Jacob Ploug) anføres som ny elektriker på ejendommen.
Ad pkt. 1q: Refusion af diverse bilag
Bestyrelsen godkendte refusion af småudgifter afholdt af Karen Gerholt. Fremover kan sådanne bilag af Karen Gerholt sendes direkte til administrator til refusion.
Ad pkt. 1r: Forhøje bidrag til fællesudgifter med 10% (Generalforsamling maj 2018)
Allan Odgaard havde udarbejdet et udkast til budget for 2018 og fremover, som indebærer, at der hensættes midler til anskaffelse af elektronisk adgangskontrol til gæstelejlighed, fællesrum og teknikrum samt genopretning af flisebelægningen i gårdrummene, formentlig i 2020.
Der var enighed om i lyset af dette budgetudkast at indstille til generalforsamlingen til næste år, at foreningens fællesudgifter forhøjes med 10%.
Pkt. 2a: Ressourcer til genopretning af flisebelægning (afventer spunsningen af Enghave Brygge)
Pkt. 2b: Elektronisk adgangskontrol til fællesrum i kælder og gæstelejlighed
Der henvises til pkt. 1r.
Ad pkt. 2c: Afregning for el og vand med bro- og bådlauget
Det er tidligere besluttet, at laugets indtægter ved salg af tallykort til standerne på bådbroen (el og vand) videreafregnes én gang årligt til grundejerforeningen som refusion af foreningens udgifter herved.
John Svensson oplyste, at el for tiden afregnes med 3 kr./kWh, og vand afregnes med 50 kr./m3.
Ad 3: Eventuelt
John Svensson oplyste, at der afholdes generalforsamling i bro- og bådelauget den 25. oktober 2017. Kontingent forventes fastholdt på 5.000 kr. pr. bådeplads.
Ad 4: Næste møde
Næste møde indkaldes efter behov (inden generalforsamlingen næste år).