2018-10-23 Bestyrelsesmøde
Post date: Oct 28, 2018 4:31:33 PM
Dagsorden:
1. Orientering fra formanden
2. Beslutninger i skriftlig procedure siden seneste bestyrelsesmøde
3. Maling mv. af opgange (indvendig)
4. Persondatapolitik
5. Foreningskundeaftale med YouSee
6. Forsikring
7. Eventuelt
Til stede var:
Jens Kruse Mikkelsen (formand), Anette Helwig Hansen, John Lindskog, Trine Mortensen, Per Rasmussen og John Svensson.
Referat:
Ad 1: Orientering fra formanden
Jens Kruse Mikkelsen orienterede, at projektet med udskiftning af vand- og varmemålere er tilendebragt med stor bistand fra John Svensson.
Jens Kruse Mikkelsen endvidere orienterede om, at administrator foreslå næste generalforsamling afholdes mandag den 1. april 2019 kl. 18.00. Der var tilslutning hertil.
John Svensson har drøftet spørgsmål om en gennemgang af kvaliteten af stikledninger i teknikskabene med John Jensen A/S. De foreslår, at vi stikprøvevis gennemgår 3-4 lejligheder sammen med dem efter timebetaling. Der var tilslutning hertil. John Svensson tager kontakt med John Jensen A/S og aftaler nærmere.
Ad 2: Beslutninger i skriftlig procedure siden seneste bestyrelsesmøde
Siden seneste bestyrelsesmøde den 7. maj 2018 har bestyrelsen i skriftlig procedure navnlig godkendt følgende:
I henhold til formandens mail af 20. juni 2018 er det besluttet at reparere/renovere dørtelefonen til opgang 36.
I henhold til formandens mail af 25. juli 2018 er det besluttet at indgå ny serviceaftale angående varmeanlægget med John Jensen A/S og at opsige den gamle serviceaftale med BBB VVS.
Ad 3: Maling mv. af opgange (indvendig)
Til brug for drøftelserne forelå tilbud fra Vejdiksen A/S og Hanstoft A/S. Endvidere forelå foreløbig regnskabsrapport for 2018 af 22. oktober 2018.
Der var enighed om, at der er råd til at igangsætte arbejdet, og at tilbuddet fra Vejdiksen foretrækkes af de to tilbud. Trine Mortensen søger at indhente kontroltilbud fra en konkret anden maler. Hvis denne maler kommer med tilbud og har kapacitet til at udføre opgaven, sendes spørgsmålet i skriftlig procedure. Ellers accepteres tilbuddet fra Vejdiksen. John Svensson står for ”projektstyringen”.
Ad 4: Persondatapolitik
Bestyrelsen vedtog det udsendte udkast til persondatapolitik, som er udarbejdet efter oplæg fra administrator.
Der var enighed om, at bestyrelsen som altovervejende hovedregler ikke behandler personoplysninger, da dette forestås af administrator, som vi har indgået en databehandleraftale med. Skulle det helt undtagelsesvis forekommer, at navngivne eller på anden måde personhenførbare oplysninger tilgår bestyrelsen som led i bestyrelsesarbejdet var der enighed om, at det påhviler hvert enkelt bestyrelsesmedlem at slette sådanne oplysninger (typisk fra bestyrelsesmedlemmernes mailprogram) senest umiddelbart efter det næstkommende bestyrelsesmøde.
Ad 5: Foreningskundeaftale med YouSee
Det udsendte materiale fra YouSee gav ikke anledning til initiativer.
Ad 6: Forsikring
Der forelå varsling om præmieforhøjelse fra Alm. Brand af 9. oktober 2018 samt forslag fra administrator om at indhente tilbud inden for administrators rammeaftale med Købstædernes Forsikring.
Der var enighed om indtil videre at forblive hos Alm. Brand.
Ad 7: Eventuelt
Jens Kruse Mikkelsen orienterede om, at han – efter 9 år som medlem af bestyrelsen og 3 år som formand – ikke genopstiller på generalforsamlingen i 2019, hverken som formand eller som menigt medlem.