2020-05-27 Generalforsamling

Post date: Jun 17, 2020 11:30:46 AM

Ordinær Generalforsamling for G/F Havneholmen I-IV

Afholdt den 27. maj 2020 kl. 17.30 hos WA ApS, Havneholmen 21, 5. sal.

Dagsorden

1. Valg af dirigent.
2. Bestyrelsens beretning om det forløbne år.
3. Bestyrelsens forelæggelse af årsregnskab og status underskrevet af revisor.
4. Rettidig indkomne forslag fra medlemmer.
  1. - Bestyrelsen forslår renovering af flisebelægning. Grundejerforeningens andel udgør 200 t.kr. Beløbet finansieres fra grundfonden.
5. Vedtagelse af budget og fastsættelse af bidrag – á conto betalinger – til grundejerforeningen.
6. Vedtagelse af kontingent for bådpladsleje for 2021.
7. Registrering af bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter. På valg er:
8. Valg af bestyrelsesformand.
9. Valg af administrator.
10. Valg af revisor.
11. Eventuelt.

Til stede

Repræsenteret var 4 ejere ud af 4 mulige svarende til et fordelingstal på 147 ud af 147 mulige. Heidi Linette Friis og Louise Larsen fra WA ApS var også repræsenteret. Derudover var Rebekah fra PFA ejendomme (Newsec) også repræsenteret.

Referat

1. Valg af dirigent.
  1. Heidi Linette Friis blev valgt til dirigent og Louise Larsen til referent, hvorefter generalforsamlingen med henvisning til vedtægtsmæssige formalia var erklæret for lovlig og beslutningsdygtig.
2. Bestyrelsens beretning om det forløbne år.
  1. Bådpladser – Udlejning
  2. Båd- og Brolauget er opløst på ekstraordinær generalforsamling den 25. november 2019. Grundejerforeningen har overtaget og udarbejdet lejekontrakt samt omskrevet vedtægter til ordensregler. Vores administrator WA har herefter overtaget administrationen. Grundejerforeningen sørger for, at de 3 stophaner (kælderen) til vand i Tally-standerne lukkes inden frost.
  3. Renovering af flisebelægningen
  4. Efter grundige overvejelser bl.a. møde med rådgivende ingeniør og prøveopgravning, er der enighed i bestyrelsen om renovering og valg af leverandør – samme leverandør som ”de hvide”, hvorfor bestyrelsen har kendskab til kvaliteten. Renoveringen afsluttes senest ultimo oktober 2020, formentlig tidligere. Både G/F I-IV, E/F I, II, III og IV bidrager økonomisk.
  5. El
  6. Flere fejl i terrænlys er fundet og udbedret. Astrour er installeret, sådan at der er mulighed for ændring af antal tændte timer. Genopretning af nødstrømsanlæg i vore 12 opgange og i p-kælder er igangsat mht. nye batterier og gennemgang af systemet. Newsec som administrerer p-kælderen er orienteret mht. betaling, som relaterer til p-kælderen. Grundejerforeningen/PFA(Newsec) modtager herefter tilbud på servicekontrakt.
  7. P-kælder, som ejes af PFA
  8. Den tidligere administrator Skanska krævede alle Grundejerforeningens affaldscontainere fjernet fra p-kælderen, hvilket blev afværget af foreningens tidligere formand. Grundejerforeningen afventer forhandling med nuværende administrator Newsec om en fremtidig ordning. Der er interessefællesskab i p-kælderen, bl.a. er der flugtveje via de 12 opgange, nødstrømsanlæg til p-kælderen og de 12 opgange er fælles, frostsikring i nedkørselsrampen til p-kælderen påfyldes via varmecentralen i E/F I. Endvidere afventer beboerne/Grundejerforeningen forhandling mht. fremtidig ordning om parkering for beboerne i nr. 20-42.
  9. Grønne beplantning, vintertjeneste, graffiti
  10. Der er i efteråret plantet 406 nye planter med start ved nr. 20. Der er plantet tæt for at undgå udtørring som i sommeren 2018. Ligeledes er der fundet endnu flere planter, som kan trives i vores opfyldningsjord. Der mangler fortsat planter. Vintertjenesten er ”Med risiko for frost” en meget omkostningstung ordning. Ændring for behov må drøftes. Graffiti er fjernet hurtigst muligt. Hvis muligt af Grundejerforeningen selv. Grøn Vækst har fjernet resten.
  11. Vicevært
  12. Manglende engagement til løsning af fysiske opgaver, som udgør størstedelen af Grundejerforeningens behov. Gentagne gange forekommet, at Grundejerforeningen har været nødsaget til at minde om opgaver iht. kontrakt. I øvrigt er der flere opgaver i kontrakten, som foreningen selv udfører, vi beder altså om mindre end aftalt. Stillingtagen til anden vicevært overlades til den kommende bestyrelse.
  13. Bankskifte og forsikring
  14. Grundejerforeningen har skiftet fra Danske Bank til Arbejdernes Landsbank. Der er tegnet bestyrelsesansvarsforsikring/netbanksforsikring.
  15. Kommentarer fra forsamlingen:
  16. Rebekah (Newsec) ønskede at tilknytte kommentarer til p-kælderen:
  17. Affaldscontainere:
  18. PFA købte p-kælderen af Skanska for 5 år siden, hvoraf aftalen var at Skanska skulle administrere p-kælderen de efterfølgende 5 år. Denne aftale udløb pr. 01.02.2020. I den forbindelse har PFA/Newsec sat spørgsmål til lovligheden mht. til placeringen af affaldscontainere, da der ikke fremgik noget dokumentation af lovligheden, hvilket Skanska i forbindelse med købet har oplyst, at alting var. Derefter har Skanska henvendt sig til grundejerforeningen og bedt om at de fjerner affaldscontainere. Rebekah ville påpege at det er en sag mellem PFA og Skanska i forhold til salgets lovlighed. Rebekah ville også påpege ligesom Karen i sin beretning, at grundejerforeningen og PFA/Newsec har et interessefællesskab.
  19. Hun informerede derudover, at der pt. allerede er sat en sag i gang på kommunen vedr. dette, både for at finde ud af:
    1. Hvis det viser sig at være ulovligt, er det så muligt at lovliggøre for alles interesse?
    2. Hvis ovenstående er muligt, på hvilke vilkår kan det så blive aftalt mellem PFA/Newsec og grundejerforeningen?
  20. Rebekah udtrykte, at PFA/Newsec ønsker at finde en løsning.
  21. Opsigelse af lejere i parkeringskælder:
  22. Rebekah forklarede at Skanska i forbindelse med administration de første 5 år, havde efterspurgt PFA om lov til af udleje nogle p-pladser. Dette blev accepteret med betingelse af at de selv sørge for at ”tage skraldet” når disse skulle opsige efter deres administrationsperiode.
  23. Der er mange frustrerede opsagte lejere (beboere), som er blevet opsagt og informeret om en væsentlig stigning i pris af leje. Rebekah informerede at PFA har ønsket at sætte deres kunder bedst muligt, og selvfølgelig har undersøgt markedslejen. De har opskrevet de beboere som ønsker plads på venteliste. De er i gang med at kigge på hvilke muligheder de har for at optimere p-kælderen, så der er plads til de store erhvervslejere samt beboere. F.eks. kigger de på løsningen om at erhvervskunder kunne parkere i dagstimer og beboere i aften-og weekendtimerne. Der kigges også på muligheden for el pladser med ladere i forhold til brandsikkerhed, samt en udfordring med ampere i bygningen, da de ellers skal tilkøbe, til en meget dyr indkøbspris. Dialogen med de store erhvervslejere er pt. gået i stå grundet corona.
  24. Rebekah ønsker at stille op til et løsningsorienteret møde med grundejerforeningen, hvilket der var positiv stemning for.
  25. Dertil havde en fra forsamlingen spørgsmål til bådpladserne:
  26. Der blev spurgt hvordan det bliver kontrolleret, om de der lejer bådpladserne, også er dem der har båden liggende, da der er mistanke om, at nogle ejere lejer bådplads ud privat til bekendte. Louise Larsen fra WA fortalte, at der som noget nyt jf. kontrakt modtages dokumentation på forsikring af båden fra alle lejere. Derudover har alle bådpladslejere underskrevet kontrakt, hvori der står, at brugsretten kan ophæves af grundejerforeningens bestyrelse, hvis lejer bl.a.:

- - - Overdrager brugsretten til andre
    - Ikke har ejerskab til båden
    - Ikke har tegnet ansvarsforsikring på båden

1. 1. Ud over kontrakterne er det ikke muligt for administrator, at håndhæve reglerne på bådpladserne. Her må bestyrelsen selv tjekke op på, om disse regler bliver håndhævet efter ønske.
  2. Beretningen blev taget til efterretning.
2. Bestyrelsens forelæggelse af årsregnskab og status underskrevet af revisor.
  1. Heidi Linette Friis gennemgik udsendte årsregnskab for 2019 med resultatopgørelse, aktiver og passiver. Årsrapporten viste et overskud på 31.247 efter henlæggelser. Resultatet er overført til kapitalkontoen som herefter udgør -3.157 kr. Foreningen likviditet pr. 31.12.2019 udgør 264.395 kr. hvoraf 225.000 kr. af dem tilhører foreningens grundfond.
  2. Regnskabet blev enstemmigt godkendt.
3. Rettidig indkomne forslag fra medlemmer.
  1. Karen Gerholt foreslår på vegne af bestyrelsen renovering af flisebelægning. Tilbuddet fra Dansk Brolægning er i alt på kr. 667.825,00. Dette opkræves hos ejerforeningerne via fordelingstal løbende, som fakturaerne modtages.
  2. Grundejerforeningens andel udgør 200 t.kr. Beløbet finansieres fra grundfonden.
  3. Forslaget blev enstemmigt vedtaget.
4. Vedtagelse af budget og fastsættelse af bidrag – á conto betalinger – til grundejerforeningen.
  1. Heidi Linette Friis gennemgik budgettet for 2020, der viste et uændret grundejerforeningsbidrag. Som noget nyt indgår gæstelejligheden i balancen, og derfor i budgettet, samt at bådlauget egenkapital og kontingent for bådpladser er overført til grundejerforeningens budget. I budgettet indgår renoveringen af belægningen på 200.000, som finansieres via grundfonden. Budgettet forventer herefter et overskud på 206.551 kr., da de 200.000 kr. til belægning finansieres via grundfonden.
  2. Kommentarer fra forsamlingen:

- - - Der var spørgsmål til hvorfor der kun var budgetteret med 200.000 kr. til belægningen, da det er grundejerforeningen der står for betalingen, samt indhentning af ejerforeningernes andel hertil. Dette menes skulle fremgår, både som indtægt og hele beløbet som udgift.

1. 1. Heidi Friis svarede at det var fordi de 200.000 kr. den reelle udgift for grundejerforeningen og ikke hele beløbet. Heidi vil tilrette dette i budgettet og sende ud, da dette ønskes.
  2. Budget 2020 blev enstemmigt godkendt.
2. Vedtagelse af kontingent for bådpladsleje for 2021.
  1. Karen Gerholt forslog et kontingent på 6.000 kr. på baggrund af markedslejen, samt at den tidligere formand for båd- og brolauget har informeret bestyrelsen ved overtagelsen, at stabilisering af y-bommene, står over for en større renovering, som skal gøres på et tidspunkt. Derudover har grundejerforeningen tidligere betalt for etablering af y-bomme for 250.000 kr.
  2. Tally kortene bliver opfyldt med penge manuelt via et særskilt system og maskine, som John indtil nu har håndteret. John flytter nu, hvorfor det skal håndteres fra anden side.
  3. Louise Larsen fra WA havde kontaktet forhandleren af dette system, i forbindelse med bestilling af flere tallykort og blevet informeret om et nyt opgraderet system, som betyder at lejerne selv kan betjene, optanke og betale via nettet, samt mulighed for administrator at tilgå og administrere brugerne og regnskaber. Dette ville omfatte en opgradering af de nuværende standere. Et forsigtig bud på dette fra forhandleren ville være 5.000 kr. pr. stander. Denne mulighed var der stemning for at få indhentet et konkret tilbud på og eventuelt få sat i gang. Louise Larsen vil sørge for at kontakte forhandler, indhente tilbud og forhøre om, hvor hurtigt det ville kunne lade sig gøre at få etableret.
  4. På baggrund af ovenstående blev et kontingent på 6.000 kr. for 2021 enstemmigt vedtaget.
3. Registrering af bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter. På valg er:
  1. EF I: Phillip Hasselqvist, Peter Mikkelsen og suppleant Allan Odgaard (alle indtil 2021)
  2. EF II: John Lindskog og Jens Rise Rasmussen og suppleant Anette Hansen (alle indtil 2021)
  3. EF III + IV: Mads Bording og Jonas Ebensgaard Hansen og suppleant Torben K. Juul (alle indtil 2021)
4. Valg af bestyrelsesformand.
  1. Karen Gerholt ønskede ikke genvalg og træder ud af bestyrelsen.
  2. Jens Rise Rasmussen (EF II) stillede op og blev enstemmigt valgt.
5. Valg af administrator.
  1. WA ApS blev genvalgt.
6. Valg af revisor.
  1. Grant Thornton blev genvalgt.
7. Eventuelt.
  1. Fremtidige ordinære generalforsamlinger afholdes på onsdage i uge 22. Ordinær generalforsamling 2021 kl 17.30.
  2. Karen Gerholt opfordrede bestyrelsen til at aflæse el, vand og varme af på gæstelejligheden, da dennes forbrug er koblet op med værkstedsrummet. Der har været en del udsving i frobruget, som derfor har gjort, at man har opdaget det ret hurtigt.
  3. Mangler der strips til brofender på y-bommene ligger disse i vicevært rummet.
  4. 5 vandingsposer til beplantning er placeret i kælderen i rummet ved Heimstadens el. Husk disse ikke må sidde på om vinteren.
  5. Karen overdrog viceværtnøglerne til den nye formand Jens.
  6. Til sidst blev Karen Gerholt takket for den store indsats og kæmpe engagement, for sin tid i bestyrelsen og som formand.
  7. Da der ikke var yderligere til eventuelt, blev generalforsamlingen hævet kl. 19.45.