2022-01-17 Bestyrelsesmødereferat

Dagsorden til bestyrelsesmøde den 17. januar 2022

Deltagere: Per Rasmussen, Rasmus Resøe Jakobsen, Benjamin Juhl Johansen, John Lindskog og Jens Rise Rasmussen.

Afbud: Rikke Hjelde og Dorthe Howaldt.

1. Valg af referent,

Jens blev valgt.

2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 27. august 2021

Referatet blev godkendt. De seneste to referater er ikke på hjemmesiden. Rasmus og John sender de to seneste referater til Per, som vil lægge dem på hjemmesiden.

3. Status på projekter

a. Ventilationsprojekt i HH 36, tv. (Per)

Ventilationsfirmaet har været i bygningen i hvert fald i to arbejdsdage. Projektet er endnu ikke afsluttet. Det kan ikke afsluttes, før der sidder de rigtige emhætter i alle lejligheder (se. pkt. 3a). Der er problemer med støj på badeværelserne på 2. og på 5. sal.

b. Faldstammeprojektet (Jens)

Projektet er afsluttet, alle faldstammer er rensede. Der blev fjernet meget skidt fra faldstammerne. Det blev besluttet at gentage øvelsen hvert fjerde år. Det vil sige, at det skal gøres igen i år 2025.

c. Nyhedsbrev til beboerne (opfølgning på undersøgelse) (Per)

Per gennemgik resultatet af spørgeskemaundersøgelsen. Den giver ikke anmledning til at sætte flere aktiviteter i gang for nuværende. Formanden vil orientere om de vigtigste resultater i beretningen på den ordinære generalforsamling.

d. Udskiftning af emhætte (Per)

En lejlighed i ”søjlen” 36 tv, har installeret en emhætte med motor og uden brandspjæld. Det er ulovligt og udsugningen i alle andre lejligheder i søjlen kommer ikke til at fungere, før den rigtige type emhætte er installeret. Per er i dialog med beboeren. Der har ikke været nogen videre fremdrift på det seneste, måske skal Per erstattes. Benjamin undersøger hvilke juridiske handlemuligheder foreningen har.

4. Nye projekter

a. Hjemmeside – ProBo løsning (Jens)

ProBo, som er det system som administratoren bruger til dokumenthåndtering og godkendelse af fakturaer, har et modul til håndtering af hjemmesider. Modulet er velegnet til dokumenthåndtering og kommunikation med beboere. Modulet er dog ikke så velegnet til håndtering af gæstelejligheden. Det blev besluttet at gå i gang med at bruge ProBos hjemmesidemodul og så finde løsning på problemerne undervejs.

5. Ekstraordinær Generalforsamling til beslutning om ekstrabevilling til færdiggørelse af forgreningsstykker i varmt- og koldtvandsforsyningen (Benjamin/Jens)

Der var fremsendt et forslag til beslutning, om at der skal beviliges yderligere 270.000kr. til udskiftning af fittings. Det forslag er så dyrt, at det skal vedtages på en generalforsamling.

Det foreslås at financiere forslaget med 75.000kr. fra driftsbudgettet, 100.000kr. fra grundfonden og 100.000kr. ved ekstraordinær indbetaling af medlemmerne.

For at undgå yderligere forsinkelse, bliver der indkaldt til ekstraordinær generalforsamling d. 7. februar i værkstedet (for at sikre afstand). Den totale pris bliver forventeligt ca. 600.000kr., idet der allerede er brugt 325.000kr.

Forslaget bliver eneste punkt på dagsordenen

6. Budgetmøde for 2022 (Jens)

Der er budgetmøde d. 7. februar hos WA. her vil vi diskutere budget og prioriteringer.

7. Ordinær generalforsamling - 28. marts 2022(Benjamin)

a. Den afholdes i gæstelejligheden, Benjamin kontakter Allan Odgård, for at reservere lejligheden.

b. Indledende tanker om punkter til beslutning, ingen for nuværende.

c. Hvem genopstiller og hvem skal evt. prikkes for at komme ind i bestyrelsen. Per, Rasmus, John og Jens regner med at genopstille. Benjamin genopstiller ikke, Dorthe har efterfølgende medddelt at hun ikke genopstiller. En beboer, der er flyttet ind for nyligt, har udtrykt interesse for at stille op.

8. Orientering fra møde i GF den 6. december 2021 (Jens/Benjamin/Dorthe)

Forsikring af bådebroen. Eneste mulighed - til en rimelig pris- for at ansvarsforsikre bådebroen er at Ejerforening II tegner en ansvarsforsikring. Det vil ejerforeningen ikke, vi har en alt for dårlig forsikringshistorik. Benjamin mente ikke at Grundejerforeningen ville blive ansvarlige for skader på ting eller mennesker, så længe vi vedligeholder tingene. Bestyrelsen vil arbejde for at forlange en kaskoforsikring på bådene, som bådejerne skal betale.

Hjemmeside, se. pkt. 4.

Der var en disklussion om lysløsningen gårdrummet skal gentænkes, så den bliver mere miljøvenlig.

Det er besluttet at opsætte en hjertestarter på foreningens område.

Værkstedet blev diskuteret, effekter skal mærkes med navn og kontaktoplysninger.

Blomsterkasser og skilte i gårdrummet, der sker ingenting i kommunen, vi afventer en byggetilladelse.

Der er opsat nye skraldespande i gårdrummet.

Heimstaden vil opsætte en ladestander i kælderen, status på det projekt kendes ikke. Der er iøvrigt opsat en anden ladestander af en privatperson.

Der bliver arrangeret en gåtur med viceværten d. 24. januar, for at se om der er noget, der bør gøres.

9. Valg af nyt medlem til grundejerforeningens bestyrelse i stedet for Benjamin (Benjamin)

Benjamin ønsker at udtræde af grundejerforeningen. Det blev besluttet, at John indtræder i stedet. Efter mødet har Jens dog talt med admimistratoren, bestyrelsesmedlemmer vælges på generalforsamlingen - ikke på bestyrelsesmøder. Så Dorthe rykker op som bestyrelsesmedlem og John kan inviteres som gæst ☺

10. Næste møde – inden ordinær GF

Næste møder bliver d. 7. marts kl. 18.30 hos John og på Teams

11. Eventuelt

Vi diskuterede at det kunne være en god ting med mulighed for gæsteparkering. Vi var enige om, at det var en god idé. Der er dog nogle praktiske forhindringer, ideen tages op på et senere tidspunkt.