2013-04-09 Bestyrelsesmøde

Post date: Oct 9, 2015 8:54:12 AM

Dagsorden

• 1. Baggrunden for mødet

  2. Oplæg til midlertidige procedurer til administration af havnepladser

Tilstede

Arne Raaschou, Inge Frydensberg, Poul Skovgaard, Mikkel Gundersen og John Svensson (referent).

Referat

• 1. Baggrunden for mødet

     1. Baggrunden for mødet var at Allan Odgaard (med bestyrelsens godkendelse) har indgået en aftale med Skanska om at grundejerforeningen skal administrere havnepladserne på det vandareal, der ligger ud for grundejerforeningens broanlæg, baseret på Skanska’s lejeaftale med Københavns havne. Det er aftalt, at grundejerforeningen betaler Skanska et beløb der modsvarer Skanska’s leje til Københavns Havne, samt grundejerforeningen selv fastsætter vilkår og priser for anvendelsen af havnepladserne.

     2. Hovedformålet med dette møde var at udarbejde en indstilling til procedurer for administration af havnepladserne. Der var enighed på mødet om at sådanne procedurer måtte få en midlertidig karakter, da Skanska gennem deres lejeaftale har kontrol med vandarealet og stadig ikke formelt har opgivet at sælge pladserne. Mødet opfordrede bestyrelsen til at fortsætte arbejdet med Skanska med henblik på at få Skanska til at overdrage lejeaftalen til grundejerforeningen, for at sikre at vi har den nødvendige kontrol over området.

  2. Oplæg til midlertidige procedurer til administration af havnepladser

     1. Bestyrelsen for G/F Havneholmen I-IV har det overordnede ansvar for administrationen af havnepladser. Til varetagelse af den daglige administration af havnepladserne udpeger bestyrelsen en arbejdsgruppe, der ledes af et bestyrelsesmedlem. Det foreslås at medlemmerne i arbejdsgruppen bliver: John Svensson (bestyrelsens repræsentant), Poul Skovgaard og Mikkel Gundersen.

     2. Beboere i grundejerforeningen har fortrinsret til foreningens havnepladser. En havneplads lejes ved at henvende sig til et af medlemmerne i arbejdsgruppen, som anviser en plads. Hvis der skulle opstå uenigheder i forhold til arbejdsgruppens afgørelser eskaleres disse til endelig afgørelse af bestyrelsen. I tilfælde af at der er ledige pladser kan disse udlejes til eksterne for et år af gangen. Bestyrelsen skal godkende hver enkelt ekstern lejer inden aftale kan indgås. I tilfælde af at en beboer i grundejerforeningen ønsker en plads og der ikke findes ledige pladser skrives vedkommende på en venteliste som administreres af arbejdsgruppen. Hvis der ved årets slutning er beboere på ventelisten vil disse have fortrinsret til pladser i det nye år i forhold til eventuelle eksterne lejere. De eksterne lejere som eventuelt ikke kan tilbydes en fornyelse af lejeperioden udvælges efter ”sidst ind – først ud” princippet.

     3. Der oprettes en ny bankkonto til brug for håndtering af økonomiske transaktioner i forbindelse med administrationen af havnepladserne. Kontoen oprettes således at medlemmerne af arbejdsgruppen får tilladelse til at se transaktioner på kontoen. På grundlag af den midlertidige aftale med Skanska fastsættes lejen til 4.000 kr for 2013. Beløbet indbetales senest når båden lægges i vandet på ovenstående bankkonto.

     4. Arbejdsgruppen vedligeholder en liste over hvilken pladser der er tildelt til hvilke både. Der opsættes skilte på broen der angiver at dette er privat område. Arbejdsgruppen holder øje med at de både der bruger havnepladserne har tilmeldt sig og betalt havneleje. Hvis dette ikke skulle være tilfældet sættes en seddel på båden, der informerer om at ejeren ulovligt har lagt til ved en privat bro og som beder vedkommende om straks at kontakte et af medlemmerne af arbejdsgruppen eller fjerne båden. Alternativt vil grundejerforeningen anmelde sagen til politiet og for ejers regning og risiko sørge for fjernelse af båden.

     5. Beboere i grundejerforeningen kan efter aftale med arbejdsgruppen tilbyde eventuelle sejlende gæster en gæsteplads i grundejerforeningens havn.

     6. Lejere af havnepladser kan få adgang til EL og vand gennem et tallykort system (forudbetaling). Arbejdsgruppen administrerer dette system gennem salg af opladede tallykort. Når en lejer ønsker at bruge EL og vand indbetales et givet beløb på den ny havnepladskonto og man henvender sig til et medlem af arbejdsgruppen, der udleverer tallykort ladet op med det indbetalte beløb.