2018-05-07 Bestyrelsesmøde
Post date: May 8, 2018 5:30:41 AM
Dagsorden:
1. Orientering fra formanden
2. Beslutninger i skriftlig procedure siden seneste bestyrelsesmøde
3. Konstituering
4. Prioritering af vedligeholdelsesarbejder
5. Andre initiativer i det kommende år?
6. Persondataforordningen
7. Eventuelt
Til stede var:
Jens Kruse Mikkelsen (formand), John Lindskog, Trine Mortensen, Per Rasmussen og John Svensson.
Referat:
Ad 1: Orientering fra formanden
Jens Kruse Mikkelsen orienterede om den ekstraordinære generalforsamling, der afholdes mandag den 14. maj 2018 kl. 18.00 til endelig vedtagelse af vedtægtsændringen om digital kommunikation.
Jens Kruse Mikkelsen tilkendegav, at det ikke var nødvendigt for de øvrige bestyrelsesmedlemmer at møde op, men at han ville sætte pris på en fuldmagt pr. mail.
Fuldmagten kan f.eks. lyde sådan:
“Jeg giver hermed Jens Kruse Mikkelsen, Havneholmen 36, 6.tv., 1561 København K, fuldmagt til at stemme på mine vegne ved afstemningen om vedtægtsændringpåden ekstraordinære general-forsamlingden 14. maj2018 i Ejerforeningen Havneholmen II."
Ad 2: Beslutninger i skriftlig procedure siden seneste bestyrelsesmøde
Siden seneste bestyrelsesmøde den 23. januar 2018 har bestyrelsen i skriftlig procedure navnlig godkendt følgende:
- I forlængelse af generalforsamlingen den 24. april 2018 blev det i henhold til formandens mail af 27. april 2018 besluttet at igangsætte udskiftningen af energi- og vandmålere og at acceptere Techem A/S’ tilbud herom af 22. november 2017.
Ad 3: Konstituering
John Lindskog valgtes til næstformand og Trine Mortensen til kasserer. Til kassererens opgaver hører bl.a. kontrol og godkendelse af bilag i forhold til administrator.
Der var enighed om, at regninger på indtil 50.000 kr. kan godkendes af Trine Mortensen alene – eller ved hendes forfald af John Lindskog alene. Regninger på over 50.000 kr. skal godkendes af to personer blandt følgende personkreds: Jens Kruse Mikkelsen, John Lindskog og Trine Mortensen. Det praktiske udgangspunkt er, at store regninger ud over godkendelse fra Trine Mortensen, godkendes af Jens Kruse Mikkelsen. Trine orienterer Jens særskilt, når der er behov for hans godkendelse af en regning.
Jens Kruse Mikkelsen og John Svensson fortsætter som EF-II’s repræsentanter i bestyrelsen for grundejerforeningen GF I-IV. John Lindskog indtræder som suppleant i grundeejerforeningens bestyrelse.
Ad 4: Prioritering af vedligeholdelsesarbejder
I forhold til den allerede besluttede udskiftning af energi- og vandmålere påtog John Svenssons sig at være ”byggeleder”. Han tager kontakt til Peter Wilner (vicevært) og kontaktpersonen hos Techem A/S for at sikre fremdriften i projektet. Udskiftningen forventes at finde sted medio juni 2018.
Projekter på tegnebrættet er (1) gennemgang af stikledninger i teknikskabene (efter vandskaderne i opgang 32 og 36), jf. referatet fra generalforsamlingen, og (2) maling mv. af trappeopgangene (udbedring af skader).
Der var enighed om, at gennemgangen af stikledninger i teknikskabene (og evt. udskiftning af mangelfulde rørsamlinger) har første prioritet for at forebygge yderligere vandskader. John Svensson tager kontakt til Peter Wilner (vicevært) for at drøfte den mest hensigtsmæssige fremgangsmåde, herunder om vi skal få en rådgivende ingeniør til at forestå gennemgangen. Evt. tilbud rundsendes i skriftlig procedure.
På næste møde – formentlig til august – kan der tages stilling prioritering og evt. igangsættelse af malingsprojektet.
Ad 5: Andre initiativer i det kommende år?
Der var ingen forslag til drøftelse under dette punkt.
Der var enighed om, at rensning af de øverste tagrender mod havnen og mod vejen er en fællesudgift, men at der ikke aktuelt er behov for at iværksætte rensning.
Ad 6: Persondataforordningen
Den nye EU-persondataforordning træder i kraft den 25. maj 2018.
Administrator, Newsec Datea, har oplyst, at bestyrelsen skal udarbejde en politik og forretningsgang, der beskriver, hvordan bestyrelsen sikrer, at forordningen overholdes. Foreningen er samtidig dataansvarlig og skal påse, at leverandører, der behandler foreningens data (databehandler) også overholder forordningen. Administrator er databehandler, da de har adgang til medlemmernes navne, adresser, mailadresser, kontooplysninger mv.
Administrator vil senere i maj måned sende et oplæg til brug for bestyrelsens politik/forretningsgang på området.
Der var enighed om, at problemstillingen om nødvendigt afklares i skriftlig procedure.
Ad 7: Eventuelt
Der var enighed om at rejse spørgsmålet om flere skraldespande langs bådbroen i GF I-IV.
John Lindskog tager kontakt til Pandora og Skanska for at høre til mulighed for at benytte Pandoras parkeringspladser i kælderen som gæsteparkering i weekenden.