2025-06-04 Bestyrelsesmøde referat

Første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen d. 28. maj 2025 blev afholdt d. 4. juni 2025 kl. 17.00-18.55 hos Ove Hedebo.

Dagsorden

1. Valg af referent og Godkendelse af dagsorden

2. Gennemgang af regnskab

3. Investering af grundfond

4. Dokumentopbevaring og arkivering

5. Bådpladser: Krav til interne

6. Cykelparkering

7. Administrator

8. Fremtidigt sted for bestyrelsesmøder

9. Tiltag i gæstelejlighed

10. Skiltning i terræn

11. Næste møde

12. Orienteringer

    • Nødstrøm

13. Eventuelt

    • Cykeloprydning

    • Vinterforanstaltninger

Referat

1. Valg af referent og Godkendelse af dagsorden
   Allan blev valgt som referent.
   Dagsorden godkendt med et par punkter tilføjet under eventuelt.

2. Gennemgang af regnskab
   Pr. 31.05.2025 har foreningen et overskud på 191.158,18 kr. i forhold til det periodiserede budget for fem måneder (5/12).
   Overskuddet skyldes primært:

   • Forudbetalinger for bådpladser for hele året

   • Medlemsbidrag for 1. halvår følger gammel bidragssats

   • Nøgledeposita bogført som indtægt

   • Udgifter til storskrald og el for maj er endnu ikke bogført

   • Der er ikke brugt midler til fornyelse af gæstelejligheden

Når der korrigeres for disse forhold, vurderes det reelle “år til dato”-overskud at være på ca. 35.000 kr.
Der blev rejst spørgsmål til de månedlige udgifter for bortkørsel af farligt affald. Kommunen afhenter kun, hvis vi har et aflåst skab i terræn, hvilket ikke er kønt/praktisk. Men frekvensen for afhentninger i år er højere end samme periode sidste år.
Jens beder viceværten tage billeder af skabets indhold ved tømning, så vi kan vurdere om beboere fejlsorterer.

3. Investering af grundfond
   Bestyrelsen besluttede at placere hele grundfonden (200.000 kr.) i FairRENTE via FundMarket.
   Allan opretter depot og sikrer, at administrator har adgang via sin administratorfuldmagt.

4. Dokumentopbevaring og arkivering
   Vores referater lægges på hjemmesiden (https://havneholmen.org ), men der mangler en samlet løsning for fx årsrapporter og leverandørkontrakter.
   Jens undersøger priser på dokumentopbevaring via ProBo.
   Allan evaluerer alternativer som Dropbox og OneDrive.

5. Bådpladser
   Bestyrelsen mener, at for at leje bådplads til beboerpris, skal personen med adresse på Havneholmen 20–42 også være forsikringstager. Dette er dog ikke tydeligt i de nuværende ordensregler.
   Jens kontakter bådudvalgets formand med henblik på at få revideret ordensreglerne inden næste sæson.

6. Cykelparkering
   Det ser ud til, at visse cykelstativer benyttes af udefrakommende og muligvis en cykeludlejningsvirksomhed.
   Allan kontakter Pandora og Donkey Republic for at finde en løsning.
   Efter fjernelse af den gamle port i parkeringskælderen er nyt areal blevet frigjort. Det kan muligvis udnyttes bedre ved at ændre det eksisterende cykelstativ som er i to etager, men hvor den øverste etage efterhånden ikke benyttes.
   Allan undersøger optimeringsmuligheder og melder tilbage.

7. Administrator
   Bestyrelsen drøftede behovet for at sikre, at foreningen har adgang til både juridisk og regnskabsmæssig ekspertise i det løbende samarbejde med administrator.
   Det blev bemærket, at juridiske spørgsmål i øjeblikket håndteres eksternt, og at den daglige kontaktperson ikke nødvendigvis har regnskabsmæssig baggrund.
   Allan undersøger, om der findes alternative administrationsløsninger, der kombinerer juridisk og regnskabsmæssig kompetence, til brug for en eventuel sammenligning.

8. Fremtidigt sted for bestyrelsesmøder
   Det blev besluttet, at værtskabet for møder går på skift mellem foreningerne.
   Næste gang: EF I → derefter EF IV → EF III → EF II → og forfra.

9. Tiltag i gæstelejlighed
   Jens havde inviteret alle beboere til at komme med input til fornyelse af gæstelejligheden, enten skriftligt eller på møde afholdt d. 31. maj.
   Fire beboere deltog i mødet og følgende tiltag blev prioriteret:

   • Lampe til stue og lampeskærm til soveværelse

   • Behandling af udvendigt træ

   • Nyt sengetøj (men ikke håndklæder)

   • Ny køkkenbordplade

   • Ny støvsuger

   • Flere knager

   • Fire hovedpuder

   • Nyt udebord

Samlet estimeret pris: ca. 25.800 kr.
Alle forslag blev godkendt.

10. Skiltning i terræn
    Jørgen gennemgik muligheder for skiltning, fritstående eller på nye blomsterkasser. Emnet nåede dog ikke at blive færdigbehandlet.
    Det blev foreslået at anvende piktogrammer fremfor skriftlige regelsæt.
    Emnet genoptages på næste møde, og der opfordres til at medtage priser på blomsterkasser eller andre løsninger.

11. Næste møde
    Onsdag d. 17. september kl. 17-19 hos Susanne Bro, Havneholmen 42, 6. tv.

12. Orienteringer
    Udskudt til næste møde.

13. Eventuelt
    Udskudt til næste møde.