2025-12-09 Bestyrelsesmøde referat

Bestyrelsesmøde d. 9. december 2025 kl. 17 hos Jørgen HH 24 2. tv.

Dagsorden

1.   Godkendelse af dagsorden. Valg af referent. (Alle)

2.   Økonomi (Allan, alle)

1. Status

2. Nøgler: Skal vi ændre “udlån mod sikkerhed” til “salg”? Pr. 10.02.2025 har vi et passiv på K57 + HO34 =     68.200 kr. og det bliver ved med at vokse…

3.   Opfølgning tidligere møder

1. 1. 1. Gæstelejlighed

• Karenstid

• Betalingskort: Gebyrstigning (~0,3%) pr. 01.01.2026

• GDPR: Dataopbevaring og adgang til denne

• Dokumentationskrav for bopæl (semiautomatisk)

1. 1. 2. PFA reparerer dykpumpen i parkeringskælder.

      3. Forsøg med hegn om græsbede ved kajakrumstrappe, skal vi fortsætte? Alle skal kigge på Oves forsøgsopstilling ud for nr. 30 .

      4. Kommunikation med EF 3 og 4, skal der skrives til Heimstaden?

      5. Viceværtnøgler, hvem skal have?

      6. Der er indgået aftale med id verde (tidligere Grøn Vækst) om vintertjeneste. Der er indgået aftale med Fejekosten om pasning af de grønne områder i 2026.

      7. Alle bådpladser er fordelt. Hvor stor bliver indtægten fra eksterne, skal vi betale moms? Skat?

4.   Belysning på HH, hvad skal der gøres? 

Jens kom med et forslag, som ikke bliver til noget i første omgang. Ove har gang i proces med byggepladsen. Hvad er status?

5.   Lejekontrakt bådpladser

1. Skal beboere i HH 20-42 stå på forsikringspolicen, når en båd med flere ejere er registreret som “intern” lejer?

6.   Dokumentopbevaring og andre muligheder med flg. underpunkter: (opdateret via mail)

● Salg af nøgler (kajakrum og værksted)

● Kode til pullert, gæstelejlighed og nøgleboks

● Venteliste for bådplads

● Tildeling af bådplads

● Reservation af kajakker og paddleboards

● Tildeling af plads i kajakrum”

7.   Skilte til at opfordre gæster til ikke at larme, når de besøger vores havnefront. (Jørgen)

8.   Opretning af slæbested, status (Roger).

9.   Regulering af cirkulationspumper (Allan)

10. Afsyring af varmtvandsbeholdere. 

Det egentlig en EF opgave, men Allan er i gang med en proces med VVS. Hvad er status og er EF 1 og 2 med i processen?

11. Orienteringer:

1. Vi har fået tildelt en redningsstige. Den leveres til foråret.

2. Administrator Martin har fået nyt arbejde. Helle overtager alle tre foreninger indtil Louise kommer tilbage.

3. Vi har besvaret spørgeskema til revisor om hvidvask.

12. Grundejerforeningens rolle og opgave i lokalt beredskab

13. Eventuelt.

● Gaver

● Dør foran affaldsrum

● Cykler i P-kælder

Referat

Michael Bo Reszke Hansen valgt til referent.

Til stede: Roger Landauro, Jens Rise Rasmussen, Susanne Bro, Allan Odgaard, Kasper Axel Nielsen,

Jørgen Clausen, Michael B R Hansen og Ove Hedebo.

Afbud: Lasse Hvid og René Høyer Jørgensen

Lokation: Jørgen, Havneholmen 24, 2. TV

Ad 1 Godkendelse af dagsorden 

Dagsorden godkendt og punkter til eventuelt tilføjet.

Michael ønsker at den endelige dagsorden udsendes som en samlet agenda, hvor eventuelle

tilføjelser er kommet med.

Ad 2 Økonomi 

1. Allan informerer om økonomien for GF. Der forventes et overskud på 55.000 dkk for året afhængig af 1) omfanget af saltning i december og 2) momsregnskab og tilbagebetalt moms for bådpladser for eksterne pladser. “vores administrator lader ikke til, at søge momsfradrag for fx vores udgifter til By & Havn, hvorfor der nok slet ikke er nogen momsrefusion på vej, og vores skatteudgifter vil så nok også være højere end budget.” - GF forventer ingen større udgiftsposter for 2026, og planlægger 2026-budgettet herefter, inklusive de enkelte ejerforeninger.

2. Nøgler og depositum. GF har mange nøgler ude, der ikke kommer retur, så derved står der en stor post på regnskabet (68.200 dkk) men vi får tydeligvis ikke nøglerne tilbage. Det besluttes at fastholde betegnelsen “depositum”. Administrator skal fortsætte med at tilføje det som et passiv, som vi har gjort siden start-2025.

Ad 3 Opfølgning tidligere møder

1. Gæstelejlighed

○ Karenstid

○ Betalingskort: Gebyrstigning (~0,3%) pr. 01.01.2026

○ GDPR: Dataopbevaring og adgang til denne

○ Dokumentationskrav for bopæl (semiautomatisk)

○ Opgradering af lejlighed

Karenstid: Bookingsystemet er indkørt med karenstid for dem som har booket flest nætter, så den person må vente 10h , næstmest 9h osv. Bookingsystemet kan bookes 3 måneder frem og tidspunktet er ændret til kl 13 (i stedet for midnat) ved månedsstart. Dette informeres til bestyrelsen, og dette fortsætter.

Betalingskort: OK, orientering

GDPR: Det besluttes at beboerne, ved booking, oplyses om at lejlighedsadministrator og “den af bestyrelsen udpeget person” har adgang til data omkring personen der booker. Allan udfærdiger et oplæg, som bestyrelsen senere kan godkende.

Dokumentationskrav for bopæl: Allan ”tænker over“ et oplæg til hvordan udefra kommende lejere kan screenes, så de kan afvises ved booking af lejlighed.

Opgradering er gennemført og kostede kun 4.500 dkk. Det eneste udestående i gæstelejligheden er oliering af vinduer i 2026. (Gelænderet er ordnet).

2. PFA reparerer dykpumpen i parkeringskælder.

Orienteres.

3. Forsøg med hegn om græsbede ved kajakrumstrappe, skal vi fortsætte? Alle skal kigge på Oves forsøgsopstilling ud for nr. 30 . Testfasen har været god og GF beslutter med at sætte hegn op ved udsatte steder. Ove tildeles 5.000 dkk til at købe pæle og reb.

4. Kommunikation med EF 3 og 4, skal der skrives til Heimstaden?

Grundejerforeningens kontakter i EF3 og EF4 er fremadrettet de bosiddende bestyrelsesmedlemmer.

5. Viceværtnøgler, hvem skal have?

En nøgle til hver af EF3 og EF4 kontaktpersoner udleveres fra de to overskydende nøgler.

6. Der er indgået aftale med id verde (tidligere Grøn Vækst) om vintertjeneste. Der er indgået aftale med Fejekosten om pasning af de grønne områder i 2026.

Diskussion om hvordan beslutningen om skiftet af gartner er sket. Formanden tager kontakt til den gartneransvarlige på ejendommen.

7. Alle bådpladser er fordelt. Hvor stor bliver indtægten fra eksterne, skal vi betale moms? Skat?

Bådpladser: 21 Interne og 5 eksterne for 2026. GF fravælger MOMS for eksterne bådpladslejere. Allan afmelder GF for momsregistrering i 2026.

Ad 4 Belysning

Orienteres. Er lavet.

Ad 5 Bådpladser

Laves ingen ændringer. Bådudvalget vender om navn på policen skal passe med beboer.

Ad 6 Dokumentarkiv

Bestyrelsen anbefaler at Allan går videre med sit oplæg og implementer de aftalte moduler.

Ad 7 Skilte til havnefronten

Jørgen viser et forslag til skilte i 70x100 til opsætning på havnefronten.

Jørgen undersøger priser for 4 skilte, der opsættes på matriklen og vender tilbage med budget.

Ad 8 Opretning af slæbested

Roger informerer. Tages op ved næste møde.

Ad 9 Regulering af cirkulationspumper

Allan informerer. Nuværende tryk på radiatorvarme “virker” ifølge en tilkaldt Grundfosmedarbejder (og HOFOR) for højt, men det kan ikke siges med sikkerhed (9 bar). Allan informerer i EF1 og sænker trykket efterfølgende iterativt.

Ad 10 Afsyring af varmtvandsbeholder

Allan informerer. Varmtvandsbeholder har ikke fået skiftet anoder i to år, og det er kritisk. Generel utilfredshed med den nuværende VVS-serviceaftale. Reuther kan nå at afsyre, hvis han gør det inden jul. Hvis ikke, kontakter Allan et andet firma for at skifte anoder og rense varmtvandsbeholderen.

EF3 og EF4 tjekker egne varmtvandsbeholder tilhørende blokke.

Ad 11 Orienteringer:

1. Vi har fået tildelt en redningsstige. Den leveres til foråret. Placering besluttes da.

2. Administrator Martin har fået nyt arbejde. Helle overtager alle tre foreninger indtil Louise kommer tilbage.

3. Vi har besvaret spørgeskema til revisor om hvidvask.

4. Brandinspektion - gøres ikke yderligere.

5. Affaldslugt. I opgang 38 er der foretaget undersøgelser i stuelejlighed grundet lugtgener, uden at der er fundet noget på trods af at væggen er åbnet op (billede nedenfor).  Allan undersøger videre.

6. Ny elevator i opg 32 fungerer efter hensigten.

Ad 12 Grundejerforeningens rolle og opgave i lokalt beredskab

Jens informerer om sine tanker. Tages op til næste møde.

Ad 13 Eventuelt

1. Gitterlåge ved affald. Gøres ikke noget for nuværende

2. Gaver til servicefolk (der ikke er i bestyrelsen) og gør en indsats. Bestyrelsen fastsatte et differentieret gavebudget.

1. Jette

2. Jeanette

3. To viceværter

4. WA x1

3. Cykler i kælderen

1. Besked fra kælderens ejendomsadministrator videresendes til vores Facebookside.

Ad 14 Næste møde tid og sted

Tilføjes som et fast punkt til agendaen

● Næste møde 26. februar kl 17:00 i hos Lasse Hvid (EF/3) - Havneholmen 30, 5. tv (Bekræftet)

Mødet afsluttes 19:37.

Michael Bo Reszke Hansen