Post date: Jul 8, 2016 7:41:07 PM
(Peter)
Bestyrelsesmøde i ef 1 Havneholmen
19.5.2016 18:00 hos Arne
Deltagere (alfabetisk):
Allan Odgaard, Arne Raaschou, Henrik Petersen, Karen Gerholt, Peter Mikkelsen, Susanne Mollerup og Søren Enø Larsen
Ingen afbud/fraværende.
1) Konstituering af bestyrelsen, valg af næstformand og sekretær
Formand: Arne (valgt på generalforsamling)
Næstformand: Allan Odgaard
Sekretær: Peter Mikkelsen
Alle er i princippet valgt for 1 år.
PM afgiver gerne sekretær-posten til andet bestyrelsesmedlem, såfremt nogen melder sig. Karen interesseret, men ikke allerede i aften, men måske fra næste bestyrelsesmøde?
2) Tegningsregler, tinglysning af vedtægtsændringer (Allan)
Der blev på OGF d. 28. april 2016 stillet forslag om e-kommunikation.
Forslaget blev enstemmigt vedtaget, men da der ikke var nok deltagere til at gennemføre en vedtægtsændring blev forslaget igen stillet på EGF d. 19. maj 2016, hvor forslaget igen blev enstemmigt vedtaget, og derfor nu har effekt.
Omkostningerne ved tinglysning af vedtægtsændringer forventes normalt at være på 10-12.000 kr. men Datea har ekstraordinært tilbudt deres kunder, at foretage tinglysningsekspeditionen vedr. e-kommunikation for
5.000 kr.
På OGF d. 27. april 2010 blev der vedtaget ændring af vedtægternes §12, stk 4, så referat fra bestyrelsesmøder godkendes via e-mail i stedet for underskrives af bestyrelsen. Denne ændring er dog aldrig blevet tinglyst. Datea er gået med til, at medtage denne ændring i deres gebyr på 5.000 kr.
Der blev på OGF 2016 spurgt til, om der kunne forventes andre vedtægtsændringer, så der ville være en fordel ved at udsætte tinglysningen. I denne forbindelse har vores bank efterfølgende foreslået ændring af vores tegningsregel (§13), da den nuværende tegningsregel betyder, at alle bestyrelsesmedlemmer kan tegne foreningen over for tredje part, og at banken derfor iflg. de “nye” KYC-krav kræver legitimation fra den fulde bestyrelse. For at lette dette, kunne man ændre tegningsreglen så foreningen fx tegnes ved formand og næstformand, og menige medlemmer derfor ikke skal belastes af legitimationskrav.
Bestyrelsen anser det dog for at være for besværligt, at skulle godkende vedtægtsændringen nu, da vi sandsynligvis vil skulle afholde to ekstraordinære generalforsamlinger for at få det vedtaget, og vi vil også skulle “forhandle” med Datea om de vil medtage en 3.
ændring i deres reducerede ekspeditionsgebyr, efter vi ulejliger dem med, at skulle stå for de ekstraordinære generalforsamlinger.
Bestyrelsen besluttede derfor, at lade Datea tinglyse tilføjelsen af §3A om e-kommunikation, og ændringen af §12, stk 4 om referat fra bestyrelsesmødet, til en samlet pris på 5.000 kr.
Ændring af tegningsregel er udskudt til en eventuel anden vedtægtsændring.
3) Vedligehold af mobilsug (Allan)
Det er Kommunens (skiftende) underleverandør som står for tømning af anlægget.
Til mødet blev firmaet Envac nævnt, men der er ingen fast serviceaftale med dem.
Efter mødet er oplyst af AO: ” Sidste servicering fandt sted i 2014 (uge 33) og blev foretaget af Ensto. Der var dog kun tale om servicering af tankene.”
De 2 blokke, 38-40-42 og 32-34-36, har fælles udsug ved vejen. I starten blev det tømt ugentligt, og vi formoder, det stadig tømmes ugentligt.
Problemet er lugtgener fra affaldsskakter. Karen oplyser, at hun oplever lugtgener ind i hendes lejlighed.
Måske også lugtgener i andre lejligheder?
Allan er i dialog med Envac om muligheder for løsning.
AO kommentar til ovennævnte:
”: Jeg har kontaktet Envac for at få en anbefaling om servicering af anlægget, herunder også rengøring af “faldstammerne”. Dvs. ikke specifikt for at finde en løsning på lugtudsivning fra mulig utæthed, omend jeg nok skal nævne dette for dem.
¹ Jeg skal lige understrege, at Envac som leverandør er en antagelse, fordi det var dem som blev tilkaldt til driftsproblemer i starten, og der vist kun er dem og Ensto der laver disse mobiltanke.”
Muligheder:
Regelmæssig rengøring i bunden af affaldsskakter med udtømmelse af affaldsrester.
Teknisk undersøgelse af tætheden i affaldsskakterne, som måske ikke er forseglet ordentligt.
Andet?
Allan vil orientere bestyrelse om eventuelle forslag fra Envac.
Dette punkt kan tages op til næste bestyrelsesmøde, hvis problemet ikke i mellemtiden er løst. Det kan overvejes, at rundspørge alle beboere for at få oplyst, hvem der også måtte have lugtgener i lejlighederne.
4) Opfølgning
- telefonnumre til hjemmesiden.
Arne fik oplyst disse, og har nu alle bestyrelsesmedlemmers telefonnumre.
- Google logon til kontaktlisten.
I Google Drive findes en excel-fil med kontaktoplysninger på alle beboere, Havneholmen 38-42.
Listen vedligeholdes af Arne, som også vil være behjælpelig med adgang til denne kontaktliste, hvis nogen skulle have problemer hermed (undertegnede finder den på ovennævnte link).
-varmestyring.
I vinters havde nogle lejligheder besvær med at få stuetemperaturen op til ønskeligt niveau, selvom samtlige radiatorer blev skruet helt op.
For ca. 2 uger siden havde Arne og Allan besøg af tekniker fra firmaet E.Klink (Jan Borre). Teknikeren bemærkede, at systemet stod til natsænkning af temperaturen, hvilket ikke er nødvendigt. Natstyringen vistnok fra kl 24 til kl. 5.
Efterfølgende har Arne og Allan fra E.Klink modtaget skriftligt tilbud på service af fjernvarmeanlægget: 2800 kr. /år. Jan Borre anbefaler, at der ikke er andre der stiller på anlægget.
VVB, Varmt Vands Beholder, renses hver 2-3 år.
(Rensning af varmtvandsbeholderen foretages aktuelt af firmaet BBB VVS, oplyst af Allan)
Endvidere tilbud på udskiftning af styreenhed. Pris vistnok 13.125 kr.
På aktuelle bestyrelsesmøde blev vedtaget, at Arne eller Allan sender E. Klinks tilbud til resten af bestyrelsen.
På Allans og Arnes anbefaling forekom en servicekontrakt (2800 kr.) helt acceptabel, og må kunne godkendes, når resten af bestyrelsen har set tilbuddet.
Angående tilbuddet om udskiftning af styreenheden (13.125 kr.), var der nogle reservationer:
Den nye styreenhed tillader regulering fra computer/mobiltelefon uden at skulle i kælderen for at stille på knapperne. Men da det ikke er nødvendigt at foretage hyppig regulering, er der ikke meget at vinde ved ikke at skulle i kælderen de få gange, der opstår et behov for regulering.
Det ønskes (Allan), at den nye styreenhed tillader logning af interessante variable som fx tidsmæssig sammenhæng med udetemperatur og indetemperatur og dermed behov for at regulere på styreenheden. Det er imidlertid usikkert, om dette ønskes bliver opfyldt.
Af ovennævnte grunde kunne det på aktuelle bestyrelsesmøde ikke umiddelbart besluttes at anskaffe en ny styreenhed.
Arne arbejder på at skaffe yderligere oplysninger, så vi præcist ved, hvilke muligheder den nye styreenhed giver for logning.
(Lidt om vores fjernvarmeanlæg.
Vi modtager vand fra Dong med en indløbstemperaturen på ca. 60 eller mere, med højere fremløbstemperatur i fyringssæsonen, 15/9 – 15/5, end udenfor fyringssæsonen, 16/5 – 14/9. Pris afhængig af hvor godt vi udnytter varmen. Ved ”optimal” fremløb opnår vi en sænkning af udløbstemperaturen, fx fra 60 grader til 40 grader eller mindre, altså en sænkning på mindst 20. Ved højere pumpeaktivitet med hurtigere gennemløb opnås ikke en optimal sænkning af temperaturen, og varmeudgiften til Dong stiger tilsvarende, og vi risikerer at skulle betale en merudgift, hvis vi ikke overholder afkølingskravet om en gennemsnitlig afkøling på 25 grader. Dog beregnes der kun bonus/merudgift, når afkølingen afviger mere end 5 grader fra den fastsatte gennemsnitsafkølling (afkølingskrav), der for lavtemperaturområdet ved Vesterbro er fastsat til 25 grader. Altså bonus ved afkøling på mere end 30 grader og tilsvarende merudgift ved afkøling på mindre end 20 grader.
Systemet indstiller sig efter et udendørstermometer, formentligt placeret på nordsiden af vores bygning.
Efterfølgende kommentar fra AO:
” Jeg kan i øvrigt endvidere oplyse, at vores anlæg er sat til at lukke for indtag ved en udendørstemperatur på 18°, så hvis I undrer jer over, at I ikke har gulvvarme på badeværelserne, så er det sandsynligvis fordi, at det er over 18 grader udenfor.”
Lidt firmahistorie:
2005: E. Klink bliver en del af Wicotec A/S, som igen er en del af Aarsleff-koncernen.
2007: opkøb af Danklima i Viby, nord for Århus
2012: Moderselskabet Wicotec A/S fusionerer med Kirkebjerg A/S)
5) Orientering
Karen orienterede fra generalforsamling, afholdt 12. maj, i den ”store” grundejerforening.
Medlemmer er Havneholmens ejerforeninger, ef-1 til 4 ”De hvides” samt Skanska, Aller, Fisketorvet og nu også Pandora foruden andre.
Allan er formand, Karen er nu medlem af bestyrelsen, og afløste Inge Frydensberg.
Vi er således godt repræsenterede.
Endvidere består bestyrelsen af en repræsentant fra Aller, Fisketorvet, Plaza 1 (HH 21), EF Havneholmen (“de hvide”) og EF Havneholmen II. Hertil en suppleant fra Datea som administrer Pandoras nye domicil.
(Ud over den ”store” grundejerforening er der også den ”lille” Grundejerforening, GF 1-4, som står for udendørsarealerne for Havneholmen 20-42.)
6 ) Kandidater til GF Havneholmen I-IV.
Allan (formand), Karen og Arne medlemmer, Jette suppleant.
7) Forslag fra medlemmer
Opslag i gangen, når affaldsskakten er tilstoppet.
Tilstopning af affaldsskakten er forekommet ved at beboerne ikke forstår, at der kun må anvendes dertil egnede poser, 15 liter poser, som skal være intakte og sikkert lukkede. Diverse løse genstande (fx set i vores ejendom: oliventræ, champagneflaske og skærebræt) kan sætte sig fast. Ikke forsvarligt lukkede poser tillader udslip af lette genstande (papir, plastic, flamingo og andet), som suges op og stopper udsuget fra tagventilatoren. For store poser kan ikke komme igennem forneden af skakten, hvor den bøjer 90.
Derfor foreslået, at påsætte oplysende klistermærker på lågerne på alle affaldsskakter. Allan vil sørge for dette.
Hvis skakten alligevel tilstoppes, er det af betydning, at der ikke kastes mere ind, før skakten igen er fri. Her har Arne på eget initiativ tidligere påsat sedler på lågerne. Sedlerne fjernes efterfølgende af Antony, når skakten igen er fri. Andre forslag gik på, 1) at sende e-mail til bestyrelsen ved stop. 2) lægge brev om stop i samtlige postkasser.
Arnes metode virker umiddelbart uden forsinkelse. Hvis et bestyrelsesmedlem bliver opmærksom på stop, så kunne vedkommende sætte sedler op, meddele om stop til Antony samt orientere resten af bestyrelsen herom pr. e-mail.
Velkomtsskrivelse til nye beboere.
En sådan velkomstskrivelse angående alt det praktiske kunne uddeles af administrator til ejendomsmægler, som igen kunne give den til den nye beboer.
Desuden ville det være fint, hvis den kunne afleveres personligt til beboeren af et bestyrelsesmedlem, og hvis det ikke lykkes at træffe beboeren, så lægge velkomstskrivelsen i vedkommendes postkasse.
På mødet tilbød Susanne at formulere en sådan velkomstskrivelse med Arne som sparringspartner.
I forbindelse med velkomstskrivelse, blev på mødet gjort opmærksom på, at alle burde være i besiddelse af 5 nøgler samt et nøglekort.
På:
http://www.havneholmen.org/praktiske-informationer/noeglekort
kan læses:
”Nye nøgler til ens hoveddør kan bestilles hos Carl F., fx den i Skelbækgade 2.
Bestilling kræver fremvisning af ens nøglekort som er et lille kort i kreditkort-format.
Har man mistet sit nøglekort kan man hos Carl F. få lavet et nyt mod fremvisning af sygesikringskort, billed-ID, samt nøgle. Dette koster (d.d.) 300 kr.”
8) Næste møde, tid og sted
Onsdag 3. august, Kl.: 18:00
Havneholmen 42, 6. tv
Susanne og Peter
9) Eventuelt
Retablering af fortov mv. efter gravearbejde.
Jeg er usikker på om vi til bestyrelsesmødet blev helt klar over, om GF 1-4 eller måske den ”store” GF kommer til at stå herfor.
Efterfølgende kommentar fra AO:
”Fortovet er formelt udenfor Ejerforeningen og det er dem som har gravet, der skal genoprette det til samme tilstand som før de startede gravearbejdet (hverken os eller Grundejerforeningen).”
Det blev bemærket, at kampestenene ikke er på plads. Der er knækkede fliser, og det er et spørgsmål, om Antony har taget billeder før skaden, således at dokumentationen er på plads.
Også et spørgsmål, om hvem der har fået gravetilladelsen. Pågældende kunne måske pålægges at udbedre skaden på fortovet. På bestyrelsesmødet tilbød Allan at finde ud af hvem der har fået gravetilladelsen.
Efterfølgende kommentar fra AO:
” Iflg. gravetilladelsen er det Nordkysten A/S som har stået for arbejdet og jeg har nu kontaktet dem, hvorefter deres projektleder ville komme ud for at kontrollere kvaliteten.”
Det blev besluttet, at en evt. indsigelse til Kbh. Kommune må vente.
Cykler i gangene ved kælderrum.
Cykler i gangareal ved kælderrum er til gene for adgang til rummene. Disse cykler skal derfor fjernes.
Ved opslag må ejeren gøres opmærksom på, at cyklerne er/bliver fjernet, og hvor de efterfølgende er stillet.
Ved opslag gøre opmærksom på, at der i kælderen forefindes et aflåst cykelrum.
Container – placering og tidspunkt for levering og afhentning.
Ved skift pr. 1. juni fra Viridis til Housing Group, forventes det, at kvaliteten for containerhåndtering vil blive bedre. Der vil ugentligt blive foretaget fejning og oprydning.
Container til storskrald kommer 1x/ md. og placeres mellem blok B og C.
Angående snerydning blev til mødet bemærket, at det er GF 1-4, som har denne kontrakt, og der ifølge denne kun skal ryddes en smal bane til samtlige indgange. Altså ikke med snerydningsmaskine som hos ”de hvide”.
Stjålne ting i opgangen
Det er sket, at dørmåtter og andet er blevet stjålet fra opgangene.
Alle kan imidlertid komme ind via kælderen, og af forskellige grunde, kan der ikke aflåses fra kælderen til opgange. I tilfælde af brand, skal alle flugtveje fra kælderen være tilgængelige, også hvis man ikke lige har sin nøgle på sig.
Elevatorstop
Reparation uden for normal arbejdstid er dyrt.
Allan vil kontakte Thyssen for at meddele, at bestyrelsen har besluttet at ejerforeningen ikke betaler for reparation udenfor normal arbejdstid.