Fjerde bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen d. 30. april 2024 blev afholdt d. 14. januar 2025 kl. 17:00-18:30 i foreningens beboerlokale (værkstedet).
Deltagere: Jens Rise Rasmussen, Kasper Axel Nielsen, Ove Hedebo, Bendt Gerholt, Allan Odgaard.
Afbud: Michael Bo Reszke Hansen.
Godkendelse af dagsorden
Valg af referent
Opfølgning fra sidste møde
Økonomi
Beskatning af grundejerforeningens aktiviteter
Værkstedet: Hvad kunne gøres, hvad er processen fremadrettet?
Cykelstativer foran den gamle port (som fjernes)
Eventuelt
Godkendelse af dagsorden
Der var nogle underpunkter til økonomi som tidl. har været sendt på mail.
Valg af referent
Allan blev valgt som referent.
Opfølgning fra sidste møde
Udeladt.
Økonomi
Ny(e) indløsningsaftale(r) for betalingskort
For at modtage betalinger til gæstelejligheden benytter vi én løsning til Dankort og en anden til internationale betalingskort (VISA/MasterCard). Begge løsninger er forbundet med et abonnementsgebyr og der vil muligvis være en besparelse ved, at få en (ny) indløsningsaftale for alle korttyper.
Allan fik mandat til at indgå nye indløsningsaftaler på foreningens vegne.
Bidrag fra p-kælder
Vi har ikke prisreguleret bidrag fra parkeringskælderen korrekt for 2022, 2023 og 2024. I alt har vi et tilgodehavende på godt 500 kr.
Allan sørger for, at differencen bogføres som et tilgodehavende i regnskabet for 2024 og at der opkræves korrekt i 2025 og gerne inklusive vores tilgodehavende.
Mødeudgifter
Vi har betalt administrator for fire møder i 2024 hvor der kun er afholdt tre (inkl. mødet d. 4. januar 2024), vi er endvidere blevet opkrævet for afholdelse af møde første kvartal 2025, men planlægger ikke at afholde møder hos administrator.
Jens spørger administrator, om vi får refunderet udgifterne til de møder, vi ikke har afholdt.
Foreningens formue/grundfond
Allan stillede spørgsmål ved, om grundejerforeningen bør have en formue ud fra flg. betragtninger:
Medlemmerne af ejerforeningerne har reelt intet indblik i Grundejerforeningens økonomi eller stemmeret til Grundejerforeningens generalforsamling. Det er derfor et demokratisk problem, at medlemmerne indirekte betaler til en opsparing som de ikke har indflydelse på.
Ejerforeningerne formodes allerede, at spare op til fremtid vedligeholdelse; så længe Grundejerforeningen har en plan for fremtidig vedligeholdelse bør det derfor ikke være noget problem, at man justerer medlemsbidrag ud fra årets faktiske udgifter.
Det virker forkert, at medlemmerne af ejerforeningerne i praksis skal bidrage til to opsparinger (en i ejerforeningen og en anden i grundejerforeningen).
Emnet blev drøftet men der blev ikke truffet en beslutning.
Beskatning af grundejerforeningens aktiviteter
For 2025 har det kun været muligt, at leje bådpladser ud til 16 medlemmer. De resterende 10 vil derfor blive udlejet til ikke-medlemmer til en pris på 7.500 kr. (fastsat på OGF d. 30. april 2024).
Både Skattestyrelsen og vores revisor har bekræftet, at hvis vi lejer ud til ikke-medlemmer er indtægten skattepligtig.
Den samlede indtægt forventes at blive 75.000 kr. hvilket betyder, at foreningen skal lade sig momsregistrere. Dette er også blevet bekræftet af Skattestyrelsen og vores revisor.
Det blev drøftet, om man kan tillade sig, at lægge moms på den tidl. annoncerede pris på 7.500 kr., hvilket der var delte meninger om. Man kunne fx udsende en opkrævning på 7.500 kr. eksl. moms og hvis folk springer fra, lade pladsen gå til den næste på ventelisten (vi kender dog ikke antal pers. på vores venteliste).
Ud fra et synpunkt om, at oplyste priser til forbrugere skal være inkl. moms kunne et flertal af bestyrelsen undtagelsesvist acceptere, at vi selv afholder momsudgifterne for 2025, men ikke fremadrettet.
Det forventes, at vi netto skal betale ca. 15.000 kr. i skat og moms for 2025, da vi vil få fradrag for afholdte udgifter vedr. vores bådpladser.
Jens instruerer administrator i at der for 2025 opkræves 7.500 kr. pr. ikke-medlem hvor det på opkrævningen fremgår, at de 1.500 kr. er moms.
Derudover skal foreningen momsregistreres og administrator skal sørge for, at der bogføres med splitmoms, samt at alle udgifter vedr. bådpladser føres på korrekte konti, fx er administrationsomkostninger vedr. bådpladserne p.t. indeholdt i det almindelige administrationshonorar.
Hvem snakker med administrator om dette?
Værkstedet
Vores værksted bliver af flere brugt som en udvidelse til deres depotrum.
Bendt præsenterede en plan hvor der laves 28 hylder/skabe på knap en kubikmeter hver i værkstedsrummet og folk kan så bruge disse til opbevaring (af værktøj m.v.) og vi vil derefter kræve alt uden for disse hylder/skabe fjernet.
Det store rum kunne så bruges som mødelokale og til klubaktiviteter som fx billiard, dart, el.lign.
Der var enighed om, at meget af det som opbevares i rummet bør fjernes. Der var dog ikke enighed om, hvad rummet skal bruges til, og bestyrelsen er på nuværende tidspunkt tøvende med, at tvinge folk til at fjerne deres ting fra rummet uden at der er et reelt formål med dette.
Ove mente at der bør skelnes mellem hobbyaktiviteter og de ting der naturligt bruges til disse, fx et bord eller staffeli, og så decideret opbevaring af fx kufferter eller gamle blomsterkasser, hvor kun førstnævnte bør tolereres.
Ove gør et forsøg på at konkretisere hvad der må være i rummet.
Cykelstativer
Når den gamle port bliver fjernet (d. 16. januar 2025) vil der blive adgang til nogle kvadratmeter bag de eksisterende cykelstativer.
Det blev drøftet, om man kan udnytte denne plads ved, at flytte de eksisterende cykelstativer.
Oprindelig var emnet sat på dagsordenen fordi, at vi ville have smeden til at hjælpe med dette, men cykelstativerne står løst og kan muligvis flyttes ved brug af foreningens palleløfter.
Beslutning er udsat til porten er fjernet, hvor det vil være nemmere at vurdere, hvordan pladsen bedst udnyttes.
Eventuelt
Allan oplyste, at parkeringskælderen skal betale bidrag til både grundejerforeningen og hver af de fire ejerforeninger. En tidl. administrator er dog blevet informeret om dette, så det antages, at EF Havneholmen II også opkræver bidraget, men det er værd at tjekke.
Allan oplyste yderligere, at udgifter til bygningsforsikring der vedrører parkeringskælderen også kan opkræves hos ejeren af parkeringskælderejerligheden. Der er ikke angivet en fordelingsnøgle i vedtægterne, men EF Havneholmen I har brugt kælderens areal delt med det samlede etageareal (iflg. BBR) som fordelingsnøgle (godt 20%).
Der blev spurgt til hvor mange personer som er på venteliste til bådplads.
Jens beder administrator om listen og sender kopi til bestyrelsen.